Jotta tavara voisi liikkua, myös siihen liittyvän tiedon on siirryttävä kuljetusjärjestelmässä. Keskeisimmät tietovirrat ovat hinnoitteluun liittyvät tarjouspyynnöt ja tarjoukset, kuljetettavan tavaran tilaustieto asiakkaalta kuljetusyritykselle, tilauksenvahvistus, lähetyksen yksilöivä rahtikirjatieto, lähetyksen seurantatiedot, saapumisilmoitus ja mahdolliset palautteet tavaravaurioista.
Keskeisin kuljetuksen asiakirja on rahtikirja, jossa määritellään muun muassa kuljetettava tavara, lähettäjä ja vastaanottaja, lähtö- ja noutopaikka, rahdinmaksaja sekä annetaan kuljetukseen liittyviä ohjeita. Tavaran vastaanottajan vastuulla on tarkistaa rahtikirjan tietojen oikeellisuus vertaamalla tietoja vastaanottamaansa tavaraan. Katso rahtikirjan malli.
Yhä enenevässä määrin kuljetukseen liittyvä tieto liikkuu sähköisesti asiakkaan ja kuljetuspalvelun tarjoajan välillä (katso sähköistä rahtikirjaa käsittelevä aineistomme). Erityisesti lähetyksen yksilöivä rahtikirja laaditaan sähköisessä järjestelmässä, jolloin kerran tuotettua tietoa ei tarvitse enää uudelleen syöttää välivaiheiden aikana. Tämä vähentää virheitä sekä nopeuttaa tiedon ja lähetyksen kulkua. Kotimaan tavarankuljetuksia varten on Suomen standardisoimisliitto laatinut standardin rahtikirjan mallista (SFS 5865), joka määrittelee tarpeelliset tietokentät.
Nykyisin pyritään käyttämään 12 merkkiä pitkiä yksilöllisiä rahtikirjanumeroita, jotta lähetys voidaan seurantatiedoissa paikantaa virheettä, eikä eri lähettäjien itse määrittelemät rahtikirjanumerot voi sekoittua keskenään. Rahtikirjanumeroiden rekisteriä ylläpitää Suomen osto- ja logistiikkayhdistys LOGY ry.
Myös kuljetusyksikkö eli kuljetettava pakkaus on merkittävä. Jos lähetys koostuu useista kolleista, jokainen kolli on merkittävä erikseen. Kolliosoitelappujen tietosisältö on määritelty ja niissä on mainittava muun muassa mistä ja mihin lähetys on menossa, jokaiselle kollille yksilöllinen SSCC-koodi (Serial Shipping Container Code) numeroin ja viivakoodina, kollin järjestysnumero ja kokonaiskollimäärä sekä kollin paino ja kollien yhteispaino. (Katso malli kolliosoitelapusta).
